Konsep PDCA

 1.Kitaran PDCA adalah model untuk laksana perubahan.Proses berulang untuk meningkatkan kualiti produk, sumber manusia dan perkhidmatan.

2.Idea Walter Shewhart,dikembangkan oleh William Deming,kitaran PDCA menjadi kerangka untuk peningkatan berterusan dalam bidang pembuatan,pengurusan dll.

4.PDCA ialah 4 kaedah mudah untuk organisasi mengelakkan kesilapan berulang dan memperbaiki proses atau prosedur.

5.Model Plan-Do-Check-Act merangkumi ujian penyelesaian, menganalisis hasil, dan memperbaiki prosesnya.

6.Sebagai contoh, bayangkan bahawa anda mempunyai banyak aduan pelanggan mengenai kadar tindak balas pasukan sokongan anda yang perlahan. 

7.Anda mungkin perlu memperbaiki cara pasukan anda bekerja untuk memastikan pelanggan berpuas hati. Itulah 'turning point' penggunaan kitaran PDCA.

8.Mari kita lihat 4 peringkat proses  PDCA dalam menangani isu tersebut.

PLAN

1.Pada peringkat ini, anda benar-benar akan merancang apa yang perlu dilakukan. 

2.Bergantung pada ukuran projek, merancang dapat menjadi sebahagian besar usaha pasukan anda.

3. Ia biasanya terdiri dari langkah-langkah yang lebih kecil sehingga anda dapat membuat rancangan yang tepat dengan kemungkinan kegagalan yang lebih sedikit.

4.Sebelum anda melangkah ke peringkat seterusnya, anda perlu memastikan bahawa anda menjawab beberapa masalah asas:

Apakah masalah UTAMA yang perlu kita selesaikan?(Core Problem need to solve)

Apa sumber yang kita perlukan?

Apa sumber yang kita ada?

Apakah penyelesaian terbaik untuk menyelesaikan masalah dengan sumber yang ada?

Dalam keadaan apa rancangan itu akan dianggap berjaya? Apa tujuannya?

Perlu diingat, anda dan pasukan anda mungkin perlu menjalani rancangan ini beberapa kali sebelum dapat meneruskannya. Dalam kes ini, adalah wajar untuk menggunakan teknik untuk membuat dan mengekalkan gelung maklum balas terbuka.

DO

1.Setelah anda bersetuju dengan rancangan tersebut, inilah masanya untuk mengambil tindakan. Pada peringkat ini, anda akan menerapkan semua perkara yang telah dipertimbangkan pada peringkat sebelumnya.

2.Ketahuilah bahawa masalah yang tidak dapat diramalkan mungkin berlaku pada fasa ini. Inilah sebabnya mengapa, dalam keadaan yang sempurna, pertama sekali anda boleh memasukkan rancangan anda secara kecil-kecilan dan dalam persekitaran yang terkawal.

3.Penyeragaman adalah sesuatu yang pasti dapat membantu pasukan anda menerapkan rancangan dengan lancar. Pastikan semua orang mengetahui peranan dan tanggungjawab mereka.

CHECK

1.Ini mungkin merupakan peringkat yang paling penting dalam kitaran PDCA. Sekiranya anda ingin menjelaskan rancangan anda, mengelakkan kesilapan berulang, dan melakukan penambahbaikan berterusan dengan jayanya, anda perlu memberi perhatian yang cukup pada fasa CHECK.

2.Di sini, anda perlu mengaudit pelaksanaan rancangan anda dan melihat apakah rancangan awal anda berjaya. Lebih-lebih lagi, pasukan anda akan dapat mengenal pasti bahagian proses semasa yang bermasalah dan menghapuskannya pada masa akan datang. Sekiranya berlaku sesuatu semasa proses, anda perlu menganalisisnya dan mencari punca masalah.

ACTION

Akhirnya, anda tiba di peringkat terakhir kitaran Plan-Do-Check-Act. Sebelumnya, anda telah mengembangkan, menggunakan, dan memeriksa rancangan anda. Sekarang, anda perlu bertindak.

Sekiranya semuanya kelihatan sempurna dan pasukan anda berjaya mencapai matlamat asal, maka anda boleh meneruskan dan menerapkan rancangan awal anda.

Adalah wajar untuk menggunakan keseluruhan rancangan sekiranya objektif tercapai. Masing-masing, model PDCA anda akan menjadi garis dasar standard baru. Namun, setiap kali anda mengulangi rancangan standard, ingatkan pasukan anda untuk melalui semua langkah lagi dan cuba memperbaiki dengan teliti.

Kitaran PDCA adalah kerangka mudah tetapi kuat untuk menyelesaikan masalah di mana-mana peringkat organisasi anda. Ini boleh menjadi sebahagian daripada proses perancangan yang lebih besar, seperti Hoshin Kanri.

Pendekatan berulang membantu pasukan anda mencari dan menguji penyelesaian dan memperbaikinya melalui kitaran pengurangan sampah.

Proses PDCA merangkumi komitmen wajib untuk peningkatan berterusan, dan dapat memberi kesan positif terhadap produktiviti dan kecekapan.

Akhirnya, ingat bahawa model PDCA memerlukan sejumlah masa, dan mungkin tidak sesuai untuk menyelesaikan masalah mendesak.

Kesimpulan

Kitaran Plan-Do-Check-Act adalah alat berguna yang dapat membantu pasukan anda menyelesaikan masalah dengan lebih berkesan. PDCA mempunyai beberapa kelebihan yang ketara:

1.Ini merangsang peningkatan berterusan orang dan proses.

2.Ini membolehkan pasukan anda menguji kemungkinan penyelesaian pada skala kecil dan dalam lingkungan terkawal.

3.Ia menghalang proses kerja daripada kesilapan berulang.